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有人研究了1000份PPT,总结了演示和设计的4个关键和若干坑

猎聘人才官2021-02-22 15:39:56

演示对于我们来说,无论在生活还是工作中,都是必不可少的一项技能,也是容易被大家忽视的技能。比如平时的工作汇报、产品报告、拉投资用的Pitch等都会用到。另一方面,我们也经常会用到PPT来辅助我们进行演示。我经常会被问要素材,要PPT模板,被问在哪里可以搜索到图片。一部分人似乎觉得只要找到一张高大上的图片,然后输入文字,PPT就能大功告成。


听说16年的时候,百度的某位总监在IXDC上展现的PPT丑出天际。我们今天尝试站在更高的一个角度,来拆解一下演示和PPT设计制作中常见的误区及原则,来帮助大家梳理出其中的脉络和框架。


 01 

演示的本质


图:演示的窍门(via.蔡振原的知乎Live)


观众是演示的目标人群。演示,是在为观众制造体验的同时实现信息、观点、思维等要素之间的有效传达与交流。


这里需要特别强调一点,在一场演示中,主角一定是演说者,PPT只是辅助演示表达的一个工具而已。演说者是中心,演说者不能被动地跟着PPT走,而是自己连贯的表达,PPT只是辅助我们演说的一个工具。我们可以看到在昏暗的环境中,会场一般都给演说者打光,这说明主角是演说者,理解这一点能够帮助我们更好地达到演示的目的。


 02 

演示的三个角色

现在回忆一下准备演示的流程,通常我们都是直接打开电脑做PPT,然后再找资源,不断修改。我以前也是这样去做PPT,但其实这个流程是不对的。在一场演示活动中,我们通常要扮演好以下三个角色,我们一起围绕这三个角色来看其中的一些误区和原则。




编剧(先行)

写好这次演示活动的剧本:你要说什么,对谁说,在什么场合说,要达到什么目的。



图:记忆数量与记忆精度的二维关系

(点击查看大图)


这些关键点设计好后,通常要考虑一些过渡、故事、还有互动、幽默等元素,这些是贯穿你演示的细节点,需要提前考虑到,把混乱的思绪组织起来。


另外,演示的场地、背景、设备等要素,通常也要考虑,比如激光笔坏了,是不是有backup等等。最后,别忘了设计一个好的开头和结尾。


注意编剧的角色是非常重要的,如果编剧出现了失误,后面设计师和演员的一些工作都会受到较大的影响。


演示的场景及环境基调



我们需要提前考虑到演示的场景,来决定幻灯片制作的整体基调,对于幻灯片制作而言,常用的基调其实和知乎的正常模式和夜间模式是一样的,分别是低明度基调(暗)和高明度基调(亮)。我们手机中的APP,很多都有这两种基本模式。


像苹果、小米、锤子的发布会往往都是低明度基调的幻灯片和低明度基调的场景布置。这种基调往往贯穿整个演示,这是因为人的视觉特性中有明适应与暗适应的特点,也就是说,当环境光照强度突然变化的时候,人的眼睛会短时间内无法适应。就像开车进出隧道,大家就能明白。当环境光较弱的时候,夜间模式是能在一定程度上减少视觉疲劳的。高明度基调(比如白色背景)如果打强光的话,肯定是看不清的。

 

设计师(次之)

我们根据事先设计好的思路,来进行幻灯片的设计。接下来我们就看看有哪些常见的误区及设计原则。


误区一:关于模板



我以前会去淘宝和一些论坛购买一些模板,但是个人建议慎用。如果要考虑效率的话也是可以用的,但是把握不好度,就会出现以下问题:


※ 如果一个PPT完全是模板+简单文字的话,观众会觉得你不用心,敷衍,没有认真对待;

※ 模板让你陷入到固定思维中,有些元素删不掉,你只有选择妥协;

※ 囤积模板,本身就是一种病,得治。另外,还会耽误你大量的时间。

 

个人观点:前期可用模板,但不要一直都用,否则你的水平永远停留在“模板+文字”的档次上。

 

误区二:纯图流和纯文字流

纯图流:找各种高清大图,配上文字,来势汹汹。这样的情况有时会看到,表面看起来高大上,但是这样的PPT设计对演示者的演讲水平要求非常高。我相信我们大部分人不是乔布斯,这种类型的PPT只适合演示,比如苹果的发布会。如果单独给读者看,连贯性是很差的。

 

纯文字流:有时也会看到,白色背景+满屏文字,一般人不建议用(除非你想把偷懒的证据实打实地摆在观众面前),但当你需要表达较多信息的时候,只要你处理好文字的排版,也可以使用。但这里依然建议各位慎用。


误区三:演示型PPT和阅读型PPT混淆不清

演示型PPT是最常见的。这种类型的PPT内容元素比较全面,会有各种文字、图形、图标、图片、链接、视频等。通常我们建议都是放入较少的文字,通常只放入关键字就好。如果文字太多,观众的注意力都会集中在文字上,而忽视了演示者正在进行的演说。


图:PPT简洁程度与演示效果之间的关系

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阅读型的PPT,主要指用于二次传播,直接进行阅读的,这个就要求将演说的内容通过文字的形式呈现出来,通常是另外一张纯文字的PPT来进行解释说明(逐字稿)。如果混淆这两种类型的关系,就会出现很多错误的设计,比如文字太多、文字太小、版式混乱等情况。


大家注意一下自己设计的风格,一定要考虑观众和场合,外在的演示环境决定了PPT设计的整体基调。那么PPT的制作是不是有一些通用的原则呢?当然有!




制:制度,规范

幻灯片中各种元素都需要规范。比如文字、颜色、图标、图形、图片等都必须要规范。这个规范,整体是统一的,比如我们常规讲的对齐,就是比较典型的。另外,这些元素在整个版式设计中一定要协调,文字要对齐,要注意字间距,字体不能太小,颜色要统一协调不突兀,图片要清晰并能表达主题,相同的元素要亲近等,都是我们常用的一些原则。看看苹果和锤子手机发布会的PPT,基本就能明白了。各个元素之间,协调、整洁、不突兀即可,比如下图中的图文版式设计。


(点击查看大图)


简:简明扼要,主次分明

不要将简单的问题复杂化,演示时要将复杂的东西简单化,将抽象的东西故事化、具象化。


图:锤子手机发布会幻灯片

(点击查看大图)


这部分主要有以下常见的三个误区:

※ 万千色彩+各种动画+眼花缭乱,包装成华丽的小时代即视感;

※ 各种下载的图片,图标堆砌,不分主次;

※ 满屏文字跑马(感觉加上动画就能成弹幕了),现场需准备望远镜或放大镜。

 

❸ 化:可视化,图像化,图表化

为什么要可视化?我们知道,70%的人是视觉动物,相对于包括语言信息在内的其他各类信息,人脑更倾向于处理视觉信息,人脑中负责处理视觉信息的神经元数量,要多于负责处理其他类型信息的神经元数量的总和。大家更倾向于看图片或是视频,更少的看文字,而且人们对图像的理解效率会比文字更高。大家试想一下,一张高清的大图,在一个特大的LED频幕下,是非常有震撼力的,不仅能够渲染气氛,而且能够传达图片本身要传达的东西,这样带给观众的体验也是相当好的。


PPT设计的精髓是在视觉化上面,不然我们干嘛要用呢?通过更好的方式来进行辅助的表达,当然不是所有场合都需要用幻灯片,比如一些大人物的演讲,项目管理时用的白板、手稿等。在不同的场合需求是不一样的,充分结合PPT的优势和特点,来辅助我们进行演示,达到演示的目的。


图:PPT设计制作技巧(via.丽橙的知乎Live)


演员(最后)

演员,也就是演示PPT的我们。演示PPT在形式上也是一场show,通过这个show来达到我们的目的。这里有以下几个误区需要注意:


误区一:语速

通常我们认为,语速可以很快,这样才显得厉害。NO,你得考虑观众和你对于PPT内容的理解速度和理解层次上的不同。对于内容,你比较熟悉和了解,但是观众呢?一上来就是各种快速的讲话,这就好像一股热浪,直接将观众打在了沙滩上,体验不好会影响到演示的效果。所以建议适当慢一些。

 

误区二:准备

在PPT做好后我们以为自己已经完全准备好了,并不需要进行练习。当然,假如你很厉害的话,这步可以稍微偷懒。但是对于我们大多数人,是需要专门安排时间来进行练习的。但不应该过分练习,比如一些新手进行背诵,这个是完全错误的。



(点击查看大图)


表达请记住:一定是将“意思”表达出来,而不是一定要用什么方式或固定的套路表达出来。比如一个幻灯片讲十次,每次用词都会有差异,但是意思肯定是不变的。上面的checklist大家可以对照看看,从这些角度切入去检视。

 

误区三:那些小毛病(老鸟也可能犯

比如一些小毛病,比如:经常挡住幻灯片;开场半天,设备仪器还在调试;连续讲几个小时不休息(对于行动不便的位置的观众只有憋尿,怎麼还有心思听你讲)等诸多情况,是不是应该多考虑一下用户体验?


类似的还有任意走动、全程完全没有互动、不自信,比如“这次演我时间短,准备得也不充分,希望大家谅解等”类似的话,那么作为观众,我花宝贵的时间来听你讲,你这是在逗我?反正只需要记住一句话:“你是主角。”


讲故事,内容为王

金字塔原理有一个我们熟知的观点“结论先行”,先说结论,再来证明你的结论。



Line1:有时我们这样表达,从A出发,绕了半天,到了结论B,这样讲话舒服,觉得想说什么就说什么,但是听众肯定是要抓狂的。

Line2:这是听众想要的模式,直接由A-B,但是直接过后,高潮很快就完。

Line3:Story Telling,中间的故事,制造体验的同时,能够起到更好的传播效果(中间还有几个高潮,喜欢吧)。

 

比如TED的演讲,经常有讲故事的环节,看多了就知道套路在哪里了。需要提醒一点的是,TED的演讲包括PPT的设计,和我们商业环境的演讲和PPT设计,还是有很大区别的。

 

 03 

演示设计资源

巧妇难为无米之炊,常见幻灯片制作需要文字、图片、图标、模板等,字体尽量使用非衬线字体。

 

另外,图片的搜索,除了大家积累的网站之外,优先Google进行图片搜索,不过需要VPN。


图标搜索网站推荐如下两个:

http://www.flaticon.com/

http://www.iconfont.cn/


(点击查看大图)


 04 

站在巨人的肩膀上

PPT的目的是为了演示,演示是为了达到自己的目的,我们应该从整体的视角来看待演示这件事情,而不仅仅单独是PPT的设计与制作。设计的重点不是技巧和资源,而是要结合演示的内容和目的,选择恰当的方式。在不断提高演示和制作水平的道路上,我们需要学习优秀的作品,从不同的角度进行拆解。

 

任何一个点,都没有终点,希望大家能以全局的视角来看待演示与幻灯片的制作。另外,保持自己独特的风格,毕竟我们每一个人都是独一无二的。



▌ 版权声明

作者:散热弹簧

来源:高绩效HR(ID:Excellent-HR)

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