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尽职调查中如何做好各部门访谈?

福建伟峰律师事务所2018-05-15 14:16:26

尽调是一个技术活,也是一个通过数据收集,数据分析完成对问题的验证与总结,然后完成尽调报告,数据收集方法有,网络搜集,公司提供资料清单获取,还有访谈,观察,询问。一项尽调工作都是多种工具的综合运用,今天要跟大家分享的是如何做好访谈,如果访谈。作为一个菜鸟,平时是话痨,一到正经跟企业的管理层或者其他部门的人员做访谈了却找不到话题,不知道怎么提问了。那么访谈应该如何做呢?(附.尽调访谈思维导图)






访谈的程序


访谈准备——预约时间——实施记录——访谈纪要。


第一步,访谈准备。

访谈人应做好充足的访谈准备,在前期对公司基本情况和行业情况进行充分了解的基础上,实施访谈的准备,并针对不同的访谈对象形成不同的问题清单,详见最后的访谈清单。


第二步,预约时间。

就访谈问题清单告知被访谈人,包括预约访谈的时间和地点,沟通进行访谈的基本流程和涉及的主题内容。


第三步,实施记录。

访谈的实施和记录,原则上应该由两名以上人员共同完成访谈,并由助理人员完成访谈过程的记录,访谈见真功夫,所以为了培养下属,如果下属不是第一次访谈可以助理主问,主管补充,如果是助理第一次参与访谈,可以由主管主问,助理记录并根据自己的理解逐步加入进来发问。


第四步,访谈纪要。

完成访谈后保存。


访谈应当准备哪些问题?


一般来说访谈问题分为两大类:开放式问题和封闭式问题。


(一)所谓“开放式问题”

是指在所提出问题的后面并不列出可能的答案,供受访者选用,而是让受访者自由作答的问句。


其核心优点在于:

·  答案能够比较全面、比较广泛、相对比较真实;

·  可以给被访谈者更好的体验、成就感;

·  有可能得到更广阔、更深入甚至更有价值的回答;

·  可以对涉及问题的深度有更好的了解。


其核心缺点在于:

· 访谈本身不好控制;

· 访谈答案不标准化,不便于资料汇总、统计和分析;

· 访谈结果难以进行量化处理。


(二)所谓“封闭式问题”。

指事先设计好的备选答案,受访者问题的回答被限制在别选答案中,即他们主要是从备选答案中挑选自己认同的答案。


封闭式问题的核心优点很多:

· 可以最大程度节省访谈双方的时间和精力;

· 能够以更少的时间完成更多的内容,也可以帮助访谈人最大限度的控制访谈进度;

· 可以更加针对性的了解你自己需要知道的具体信息,后期可以更加容易整理和归类;

· 可以帮助缺乏经验的访谈主持人和被访谈人,鼓励内向或者不爱直接了当说话的被访谈者。


其劣势在于:

· 有时难以回避的虚假信息;

· 信息限制很明显;

· 对访谈有更高的准备要求。

· 综合开放式问题和封闭式问题的优劣性可见,实际操作中对公司高管的访谈应当是以封闭式问题为主开放式问题为辅。


开放式问题和封闭式问题应当如何结合?


第一种方式:由开放式问题过渡到封闭式问题

比如就企业经营的风险控制情况认识的访谈:


第一步,可以通过一个开放式问题问一下被访谈人就风险控制怎么认识的;

第二步,过渡到以风险控制的一般性普遍知识为题的封闭式问题;

第三步,过渡到以跟公司相结合的风险性控制的具体内容为题的封闭式问题;

第四步,完成以公司风险控制及其施具体细节为题的封闭式问题。


这个步骤就是访谈过程中,按照“广义知识”——“普遍知识”——“具体知识”——“细节”这种方式,就一个主题完成的一个由开放式问题到封闭式问题的访谈。


第二种方式:由封闭式问题过渡到开放式问题

比如就公司的的销售情况认识的访谈:


第一步,通过一个销售中具体数据的封闭式问题展开访谈的了解;

第二步,通过一个销售中具体细节的封闭式问题进行了解;

第三步,通过一个销售中一个普遍性知识问题进行了解;

第四步,通过一个对销售流程看法评价的开放式问题得到这个主题的结论性意见。


这个步骤就是访谈过程中,按照“具体数据”——“具体细节”——“普遍性知识”——“结论”这种方式,就一个主题完成的一个由封闭型问题到开放式问题的访谈。


访谈纪要如何记载?


访谈过程的全程要进行录音,并进行关键问题的文字记录作为访谈纪要的附件进行保存,如果访谈中涉及关键问题需要企业提供支撑性文件后者相关的制度,尤其如果访谈目的要了解流程的需要提供一套文件,来了解整个业务流程的记录文件和制度是否相符。


同时也要制作“访谈纪要”,形成书面的文件。访谈纪要一般包括如下的内容:


第一部分:描述背景

· 访谈目的;

· 访谈参与人员、地点、时间段;

· 被访谈者的基本情况以及背景介绍;

· 访谈者的基本情况;

· 访谈进行的氛围,是否真实,问题,提供资料情况。


第二部分:访谈的目的要素

· 被访谈者的判断和结论;

· 访谈者的判断和结论;

· 支持这样结论的访谈细节。


第三部分:访谈工作界定和确认界定下一步工作

是否需要补充访谈或相关访谈。


访谈问题清单


(一)管理层访谈


1.公司的股权结构?董事会的组成?

2.公司的短、中、长期的战略规划是什么?

3.您认为公司的发展方向是什么?公司未来的市场定位和业务组合应该是什么样的?对于企业未来发展的构想和建议。(事业定位)

4.您认为公司在市场上的地位是什么样?如何看待公司目前的发展状况?成功与不足之处有哪些?

5.我们目前采取的是哪一种公司战略?(差异化、低成本、集中)

6.目前,谁是我们主要的竞争对手?

7.你认为未来五年行业的发展方向如何?那些因素是影响行业发展的重要因素?

8. 我们的核心竞争力是什么?

9.目前是否有策略联盟?有哪几家?如何看待策略联盟或合作伙伴?

10.公司成本控制的策略?

11.公司目前涉足领域有哪些?您怎么看待它们的经营情况?对它们下一步的发展您有什么规划?


(二)采购部访谈


1.公司的主要采购模式、近两年各种采购模式所发生的采购金额及占采购总金额的比重。

2.公司近两年采购的主要原材料的名称、各自的采购金额及分别占采购总金额的比例。

3.公司原材料的主要供应商名称、区域分布及向其采购的金额占公司采购总金额的比重。

4.公司主要原材料的供应情况、是否存在替代品、价格变动情况及对本公司产品价格的影响及公司的对策。

5.公司近两年主要产品成本中原材料占的比重。

6.公司在采购方面的优势。

7.公司如何进行品质管理?

 

(三)质控部访谈


1.公司产品的质量控制措施。

2.公司主要客户对公司产品的品质有何要求?

3.公司主要产品品质的行业标准及公司产品执行的标准。

4.公司主要产品品质所达到的水平。

5.公司产品质量纠纷及其处理。

6.公司在产品品质控制方面的优势。

7.公司在产品质量控制方面有何风险。

8.公司产品售后服务情况。

9.部门内部的相关文件(包括但不限于品质制度规划、目标及要求)。

10.品质部与其他部门的业务合作。

11.公司的特色及核心竞争力。

 

(四)研发部访谈


1.描述公司研发体系的设置、研发模式及研发流程。

2.公司研发部门设置及其职责。

3.公司现有的技术水平及技术优势。

4.公司主要技术的取得方式、核心技术介绍及其来源。

5.公司的技术储备情况。

6.公司主要产品所处的技术阶段。

7.主要产品的技术含量、可替代性。

8.公司的研发优势、技术成果、研发方面存在的风险。

9.公司针对研发团队采取的激励措施、研发团队的稳定性。

10.公司现有的技术开发平台及设施。

11.公司现有的专利的保护期、到期后对公司的影响。

12.与其他公司开展的技术合作情况(技术合作协议、合作成果的分配、保密措施)。

13.公司拥有的非专利技术情况。

14.公司如何介入主要客户的研发、双方的合作及合作成果的共享。

15.公司的技术创新机制、是否有稳定、连续的新产品以保持公司利润的稳定增长。

16.公司与上下游产业的合作。

17.公司的研发周期如何。

18.如何界定公司的主要技术所处的环节。

19.公司的主导产品如何进行更新换代。

20.进入本行业的技术壁垒。

21.近三年的研发费用占公司销售额的比重。

22.研发团队的人才培养、培训。

23.评价主要竞争对手的技术水平、与本公司的差异。

24.公司的商标、发明、认证、许可、特许经营权、无形资产软件等情况。

 

(五)销售部访谈


1.公司所处行业的市场容量及近3年的变化趋势。

2.公司在行业中的市场占有率、行业排名及近3年的变化。

3.进入本行业的主要障碍。

4.行业发展的有利因素和不利因素。

5.行业的周期性、区域性和季节性特征。

6.行业的管理体制、行业协会。

7.行业内主要企业的业务模式,本公司的业务模式。

8.公司的主营业务、主要产品、主要产品的销售群体及销售区域。

9.公司主要产品的产能、产量、销量、销售价格及其变动情况;主要产品销售额占公司年度销售额的比例(近三年)。

10.行业及本公司主营业务的利润水平、近三年的变化及其未来变动趋势。

11.行业的主要客户、公司的主要客户、客户的市场份额、客户的地理分布。

12.产品的可替代性。

13.公司产品的出口情况及未来的设想。

14.公司主要竞争对手及竞争优势。

15.公司产业上下游产业的发展前景及其分析及与上下游的关联度。

16.公司主要客户的简单介绍、与主要客户各个方面建立的合作关系。

17.产品的定价策略(定价原则、定价的依据及与主要客户的议价能力与主要客户之间是否存在差价补偿)。

18.公司的其他业务领域以及对联想等其他主要客户以外的客户开拓情况。

19.公司是否是XX等主要客户显卡第一策略供应商、如果是,请提供相关说明材料。

20.近三年是否收到客户的评级、奖励及书面评价。

21.从客户角度分析公司产品的优势、公司在客户采购中的比例。

22.请说明公司与XX等客户在框架性协议下采取订货单、提货单形式开展业务的原因和优点,该模式在行业内是否通行。

23.公司在XXX方面的采购情况,请详细说明客户Consign情况。

24.本部门的主要职能与公司其他部门的业务合作和权限划分。

 

(六)财务部访谈


1.  公司会计报表合并范围,流程,原则及方法;

2.  公司现行会计政策及近3年跨级政策的重大变更:

·  收入确认和计量的方法;

·  发出存货的计价方法;

·  长期股权投资的核算方法;

·  固定资产的分类和折旧计提政策;

·  投资性房地产的各种类和计量模式;

·  无形资产的计价摊销方法;

·  借款费用的依据及方法等。

 

(七)人事部访谈


1. 员工总数及按教育程度的分类;

2. 公司人员的招聘程序及招聘渠道;

3. 员工的考核方式及程序;

4. 员工的激励机制及奖惩措施;

5. 员工流动的比率及原因;

6. 员工的培训计划和培训措施。

 

(八)生产部访谈


1.公司的生产模式介绍。

2.公司生产流程、生产的关键环节介绍

3.描述公司的生产工艺(工艺流程图)、生产技术及其在行业中的领先程度并举例说明,主要产品生产技术的成熟程度。

4.公司主要产品图片、近三年的产能、产量、产能利用率。

5.公司生产的季节性,是否存在生产瓶颈。

6.公司在产品生产制造环节的弹性制造能力。

7.公司如何在生产过程中进行品质控制和成本控制。

8.主要生产设备、厂房的取得方式,主要设备的先进程度、使用年限、成新率等。(租赁协议)

9.公司在产品制造过程中掌握的专有技术或工艺、公司在制造方面的优势和不足。

10.公司制造部门的设置及其主要职责,公司业务重组前后公司制造部的变化。

11.生产人员的组织、班次的划分(主要产品的生产人员如何安排)、交接;生产人员的流动性、熟练程度及员工培训情况。

12.行业针对生产环节、生产工艺、生产技术的要求;公司客户对生产环节、生产工艺、生产技术的要求。

13.公司执行的“精益生产”项目对制造部的要求和影响。

14.制造部与公司其他业务部门之间的业务衔接。

15.请介绍shopfloor、just in time、VMI仓库、SFC系统建设等相关情况。

16.公司的安全生产、环境保护情况。

17.介绍公司保税产品生产的相关情况。

18.制造部6S行为规范、08年工作规划。

19.主要设备、房产是否存在抵押贷款,是否购买保险。

20.公司房产的所有权情况(租赁合同的签署与公证)。

21.公司的特色及核心竞争能力。

 

不同行业或者不同目的的尽职调查会有很大的不同,本文通过一个生产企业的访谈来看一下尽职调查中访谈方式的运用,如果应用到其他行业或者目的需要进行相应的修改。

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